为了加强我局档案工作的业务建设，逐步实现机关档案工作规范化，不断提高科学管理水平，有效地为全局工作和为国家林业企业积累档案史料，根据《中华人民共和国档案法》规定。为加强我局文书档案的科学管理，充分发挥其在林业建设中作用，特制定本制度。

    一、我局的文书档案（包括局党委、行政、工会、共青团的档案）是林业系统建设和各项工作活动的历史真实记录，既是我局的宝贵财富，又是党和国家的重要财富，不仅为当前林区建设服务，而且为我局林业长远建设事业服务。因此，必须更好地维护档案的准确、系统、完整与安全，便于利用。

二、各基层单位和各部门应建立健全文书档案工作，并根据本单位和本部门的具体情况和工作的需要，设专柜，配备兼职文档人员。

三、局档案室对局所属基层单位、各部门的文书档案等业务工作负责检查指导，并督促和协助文书处理部门的立卷归档工作，同时受上级档案部门的监督、检查和指导工作。

四、档案室负责管理全局党、政、工、青文件材料收集、整理、鉴定、保管工作。

五、办理档案的出借和阅览，积极开展档案的利用工作。

六、编制档案材料的目录、索引等检索工具，加强档案的科学管理，逐步实现档案管理规范化、科学化。

七、提高档案工作人员文化、业务素质，严格执行档案工作的方针、政策和各项制度，热爱档案事业，为林区建设贡献力量。

 

第一章  文书档案收集和归档制度

 

    一、档案是党的重要机密，是党和国家的宝贵财富，也是我局重要历史财富，它是进行生产、 建设、科研等活动的依据和必要条件，是历史的真实记录和重要凭证。凡记述和反映工作、街道、建设所形成的文件材料、技术文件材料、图纸、照片、录音带，必须按规定向档案移交，进行立卷归档。

二、党、政档案每年年初定期立卷归档，必须做到文件齐全完整、准确、系统。

三、工、青档案每年年初定期立卷归档，必须做到完整、准确、系统、齐全。

四、本机关编制的简报或情况反映、组织关系介绍信存根应归档。

五、任何部门、单位和个人不得私自保存应归档的文件材料，形成文件材料一律归档。

分类归档时，必须办理移交清单，经档案室核对无误后，双方签字留存、备查。

六、归档的案卷应有统一的封皮、目录、备考表。

 

第二章  文书档案鉴定销毁制度

 

    1、鉴定销毁档案材料是一项政策性很强而又非常严肃细致的工作，必须认真负责，按照《档案法》规定执行。避免把一些重要档案和有保修价值的材料毁掉，必须在销毁前认真清理好档案区分鉴定工作。

2、档案的鉴定工作，根据《档案法》的规定，组成鉴定委员会或鉴定工作领导小组，党委办公室和局长办公室，技术总工程师的领导下进行。

3、销毁档案，要防止失密或遗失。

4、凡以剔除销毁的档案，档案人员要严肃认真，反复细致审查，确保相符，进行登记《文件清理销毁册》，注明销毁原因。

第三章  文书档案借阅制度

 

一、凡利用档案者，必须在室内阅读，需要要借出，经领导批准方可借阅，并办理借阅手续，按期退还，严防丢失。

二、借阅绝密档案，须经领导批准，只限在室内阅读。

三、借阅档案时，双方当面逐页点清后登记，归还时，逐页检查核对无误后，注销登记。

四、凡利用档案者，必须严格保守党和国家机密，在阅读文件时，需遵守阅读须知。

五、借阅者必须爱护档案，不准在文件、资料上做批注、标记、划道、涂改、折叠、折页、折卷、污损，确保档案的完整、整洁。

六、如遇到假日或因工作公出，凡借出的档案必须返回档案室，确保档案的安全。

七、各基层单位或外部门借阅档案，必须持单位介绍信，经领导批准方可借用，必须在室内阅读。

八、借阅人员对借出的档案，必须妥善保存，不能任意转借和私自摘录、复印与工作无关的文件，更不得遗失。

九、借阅档案的时间，不得超过一个星期，必要时可以续借，过期不退，由档案室负责催还。

 

第四章  文书档案员职责

 

1、档案资料收集齐全完整，不断丰富室藏。

2、立卷、编目、排列达到规范化、标准化。

3、编制五种检索工具和各种参考资料。

4、对已超保管期限的文书档案，按照销毁档案材料的规定，认真进行复查审定，提出存毁意见。

5、并督促文书处理部门，业务部门的文件等立卷归档工作；。

6、积极学习业务和文化知识，实现管理科学化。

 

第五章   档案保密制度

 

    一、档案是党和国家的重要机密，做好保密工作是各级文秘部门、档案部门的一项经常性的重要任务。各基层单位和各部门的文档工作人员必须严格执行保密工作制度，做到保密工作制度化、经常化。

二、凡已归档的档案材料，必须存放在办公室的文件柜内，由专人负责保管。

三、在借阅、阅读、传递、移交档案的过程中，必须要认真登记，严格履行签字手续，严格管理。

四、各级文档工作人员，除认真执行各项保密规定外，还要带头遵守以下保密守则：

1、不该说的机密，绝对不说。

2、不该问的机密，绝对不问。

3、不该看的机密，绝对不看。

4、不该记录的机密，绝对不记录。

5、不在非保密本上记录机密事项。

6、不在公共场所和家属、子女、亲友面前谈论机密。

7、不在不利于保密的地方存放机密文件、档案、资料。

8、不在私人通信中涉及机密。

9、不在普通电话、明码电报、普通邮局传递机要事项。

10、不携带机密材料游览、参观、探亲、访友和出入公共场所。

 

第六章  档案室防火制度

 

1、档案库室严禁烟火，查阅档案和阅读文件时一律严禁吸烟。

2、不准随便动用消火栓。

3、全体室人员明确消火栓的正确使用方法。

4、不准私自拉电线，如需要，经电讯部门批准。

5、每天下班前，要对各库室进行全面的检查，如电源是否切断，门窗是否关好等。

第七章  档案库房管理制度

   

 一、档案、资料出库要进行登记，以防丢失，对出库的案卷，必须按时退回，及时入库排好。

二、档案库房严禁外人入内，严禁吸烟，严禁保管和存放易燃、易爆物品。

三、加强档案的保护工作，库房内要保持适当的温度和温度，做好防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防有害气体、防地震等工作。

四、库房的门窗在非工作时间，必须严密关闭。

五、库房要经常保持整齐、干净、卫生。

六、要经常检查档案库房的温湿度、通风情况和防虫、防鼠、防火等设备。

 

第八章  档案统计制度

   

 一、档案的统计工作，是一项严肃而又细致的工作，也是一项专业技术强的工作，根据《机关档案室工作通则》的规定，要认真做好档案的发进、移出、库存情况及档案的整理、保管状况、利用效果等统计工作。

二、档案要作到以下几种登记表册统计工作：

1.卷内目录：它是用来登记卷内单份文件的数量。

2、《案卷、卷内目录》即案卷全引目录，它是用来登记案卷的数量和单份文件数量。

3、改进、移、实存流水登记表：它是用来登记档案的改进、移出的变化情况和实存数量。

4.档案、资料利用情况统计表：它是用来统计档案室的档案、资料利用情况和数量。

三、要做好单位机构、人员编制、库房建设、设备器械等方面情况的统计。

四、要求档案工作人员必须做到认真细致，准确无误迅速及时。

五、档案人员必须做到熟悉“家底”，心中有数、账物相符。

六、根据上级要求的规定，向上级档案管理部门，按照规定报送统计报表。