中共黑龙江省方正林业局委员会

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方林党办发  〔2018〕 1号

 

关于印发《2017年度文书、业务部门

文件材料整理归档的通知》的通知

 

各基层党组织、各单位、各部门：

为加强全局档案管理工作，提高各类文件材料整理归档质量，促进各单位、各部门档案工作的规范化、标准化水平，更好地服务于我区的经济社会发展，根据《中华人民共和国档案法》、《黑龙江省档案管理条例》的有关规定，现将2017年度各类文件材料收集整理归档工作有关事项及相关要求通知如下：

一、各类档案归档范围

（一）文书档案

2017年度在各项管理工作中直接形成的具有查考利用价值的文件材料，包括上级来文、本局发文、无文号文件（工作计划、总结、会议记录、组织沿革、职工名册、大型会议材料、大事记等）。归档单位（部门）根据《机关文件材料归档范围和保管期限表》（国家档案局第8号令）收集相关文件材料，整理时执行黑龙江省《归档文件整理规则》实施细则（DA/T22-2015）。

（二）会计档案

2017年度会计业务中形成的文件材料。整理时执行《会计档案管理办法》（国家财政部国家档案局第79号令）

（三）科技档案

2017年度记录和反映科学研究、生产运营、项目建设活动和设备仪器运行、维护及其管理工作的文字、图表等的科技文件材料。整理归档时执行《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822—2008）。

1、基建档案：2017年度已竣工并通过验收的基建项目所形成的相关材料。按照《国家重大建设项目文件归档范围和保管期限表》收集相关文件材料，整理归档时执行《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T 28 -2002）。

2、设备档案：2017年度购买并已投入使用的各类设备的开箱记录及装箱单、设备说明书及全套随机文件材料等。

3、科研档案：2017年度已结题并通过验收的科研项目所形成的材料。

4、专业档案：2017年度本单位（部门）纯业务工作文件材料（不包括总结、人员任免、表彰先进等材料）。

（四）声像档案

2017年度各项重要活动中形成的具有保存价值的声像材料，包括照片、底片、录像带、录音带及各种数字信息。

（五）实物档案

2017年度林区党委、管委会（林业局党委、林业局）及各单位（部门）获得区（局）级以上荣誉的奖杯、奖旗、牌匾等实物。

（六）印章档案

2017年度已经废止的对外行文使用的机构和组织法人及其办事机构（办公室）的印章、内设机构和业务工作印章。归档单位（部门）按照党务类、行政类、财务类、其它四种类别进行分类，整理归档时执行《印章档案整理规则》（DA/T 40-2008）。

2017年度以前没有归档的单位（部门），在这次整理归档工作中要将本单位（部门）积存的各类文件材料，按照文件形成的年度，分门别类地归入相应的年度、档案类别中，完成归档工作。

二、归档时间

（一）文书档案：文书材料于次年三月底前归档，于次年6月底前将档案移交档案馆；

（二）会计档案：会计文件材料由会计人员在年度终了后立卷，保管一年，第二年三月底向档案部门移交；

（三）基建档案：基本建设文件材料在项目竣工后三个月内归档，第四个月向档案部门移交档案；

（四）科研档案：产品试制、课题研究或其他科技项目，在任务完成或告一段落时，由项目负责人指定人员将归档的文件材料组成保管单位，经项目负责人审定后归档，并向档案部门移交；

（五）声像档案：照片由拍摄者在拍摄、洗印后将有保存价值的照片、底片及其说明在一个月内向档案部门移交归档；

（六）其他门类和载体的文件材料，参照文书档案的归档时间向局档案馆移交档案。

三、归档要求

1、归档单位、部门主要领导是档案管理的第一责任人，要加强对本单位（部门）档案工作的组织和领导，支持文书、业务人员做好各门类归档文件整理，按时完成归档工作，认真审核归档内容，严格把关，确保本单位（部门）归档文件的齐全、完整、准确、系统、规范。

2、归档单位文书、业务人员要严格按照各类文件材料整理规则，认真做好2017年归档文件的收集、整理、数据录入和移交工作。

3、归档文件必须是原件，复印件原则上不得归档。归档单位若需留用归档文件，请复印备用，将原件归档。

4、归档单位在整理归档时需联系局档案馆人员进行指导、检查，便于帮助归档单位及时发现并纠正整理中出现的问题。否则若出现不符合整理要求等问题，局档案馆有权不予接收，并责令该单位（部门）

 

返工，重新整理。

四、档案移交

1、移交时间及内容

请归档单位（部门）按照归档时间要求，在6月30日前将整理好的2017年度各类档案实体、电子目录、纸质目录（案卷目录、归档文件目录3份），移交局档案馆。

2、移交方式

档案移交前归档单位（部门）须向局档案馆移交清册，详细填具档案的门类及数量。

归档单位（部门）移交的各类档案，经局档案馆人员检查合格后双方清点数量，核对无误，填写《档案交接文据》，交接双方负责人签字，加盖单位印章。《档案交接文据》一式三份，以备查验。

 

附件：

    1、黑龙江省《归档文件整理规则》实施细则（DA/T22-2015）

    2、《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822—2008）

    3、《机关文件材料归档范围和保管期限表》（国家档案局第8号令）

    4、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T 28

-2002）

     5、《会计档案管理办法》（中华人民共和国财政部国家档案局第79号令）

    6、《印章档案整理规则》（DA/T 40-2008）

   7、废止印模目录

   8、废止印章目录

                      

                                     

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                   中共黑龙江省方正林业局委员会办公室   

                                             黑龙江省方正林业局办公室

                                  2018年6月7日

抄送：林区党政班子成员，存档。                    

中共黑龙江省方正林业局委员会办公室         2018年6月 7日     印 发